设计球彩的终极指南

卡梅隆查普曼 经过 卡梅隆查普曼  |  2014年11月18日

球彩的基本思想很简单:它’当两个或两个以上的人聚在一起讨论一个或多个主题。它可以在正式或非正式的环境中。它可以是组织内的人们或多个组织的人之间。

球彩的概念是古老的。在他们最基本的层面上,球彩举行球彩,让人们共同谈论事情。有可能球彩的理由和球彩的球彩和错误的理由,我们都有’ll discuss.

那里 are different kinds of meetings, too, some of which are inherently more productive than others.

 

什么时候拥有它们

那里 are some great reasons to have meetings. There are plenty of times when a meeting is the best way to get something done.

销售和客户球彩是必要的球彩时的显而易见的时间。但除此之外,球彩还有其他好理由:

  • 头脑风暴球彩:这些通常更容易面对面,即使这意味着几乎意味着。
  • 为决定建立支持:虽然球彩做出决策往往是浪费者,但一旦做出决定,就会建立支持的球彩有时是一个好主意。
  • 涵盖重要的东西:有时,一个小球彩是一种覆盖与关键人物重要的好方法。如果重要的新闻ISN,这可能尤其如此’特别是积极的。面对面的互动往往是一个更好的方法来打破坏消息而不是像电子邮件一样不良。

什么时候跳过他们

球彩往往是令人难以置信的低效,与员工,团队成员甚至客户沟通。他们可以以非常不利的生产率的方式打断工作日。它们可以比计划更长。多次,他们不’T导致任何类型的生产率结论。

如果有没有’t a good reason 有一个球彩而不是其他形式的沟通,那么它’更好地探索实现您希望从球彩中获取的结果的其他选择。

以下是有一些错误的理由:

  • 状态球彩:这些通常只是为了告知人们’S发生在某事物中,但在大多数情况下,电子邮件或类似的通信更有效并且减少了更短的时间。
  • 更新球彩:与状态球彩一样,当各种团队成员需要更新他们的位置时,使用更新球彩’与一个项目一起。而且,电子邮件或其他基于文本的消息将更有效。
  • 让每个人都听到:这些类型的球彩经常浪费令人难以置信的时间,即使它也是如此’井管理得很好。相反,请大家提交他们的想法或疑虑,然后找到解决它们的方法(可能包括球彩)。

现在,当然,有时候球彩与社会期望有关的时候,而不是实际上工作。涉及到客户球彩时尤其如此。有些客户有必要“face time”与他们雇用的人,你可能必须刚刚应对那或丢失客户的风险。在这些情况下,它’最好计划进行一些后续沟通,以澄清球彩中讨论的任何内容。

 

应该包括谁

It’重要的是,在球彩中纳入的每个人实际上都需要在那里,并且每个需要在那里的人都有。

如果你’再次球彩关于一个特定的项目,那么参与该项目的每个人都应该在那里。如果你’再与客户会面,然后确保如果可能的话,确保实际的决策者在那里。你想直接与实际做出决定的人说话,而不是另一个工作人员,你必须依靠准确地中继你的东西’ve said.

 

球彩的类型

那里 are a lot of different kinds of meetings. Some are highly useful, while others are less so.

内部球彩

在您的组织内举行了内部球彩,否则被称为员工球彩或团队球彩。他们可能包括您的整个员工(很少是个好主意),或只是特定的主要团队成员。

内部球彩可以出于各种原因举行,但最常见的是它们’当信息共享和讨论需要在一组内发生时举行。

那里 are some good reasons to hold internal meetings:

  • 头脑风暴球彩
  • 目标球彩
  • 团队建设(这些通常在办公室外持有,虽然不一定)
  • 大型画面球彩(一般只持续一次左右)

然而,内部球彩往往最容易浪费时间。通常有更好的方法来沟通和有效地工作,而不是进行正式球彩,因此请注意将它们用作分心。

远程和虚拟球彩

随着更多的团队和公司雇用偏远工人,虚拟球彩变得更加普遍。有些公司在没有虚拟办公室的情况下没有任何操作,这意味着他们几乎完全有偏远的球彩。

这些通常通过Skype或其他Web球彩服务等工具进行。此外还有许多其他远程球彩和协作工具,具体取决于您需要完成的。当然,那里’始终是远程球彩的标志:电话球彩。

销售球彩

销售球彩与潜在客户一起举行,往往是更多的“getting to know you”一种情况。这里的目标是要了解客户,并说服他们’为工作(或至少不是错误的团队)。

销售球彩可能在您的办公室举行,客户’S办公室,或在第三位位置,如餐厅或咖啡店。

那里 are a few keys to sales meetings, especially if you’在公共场合举行球彩。

  • 如果你’在您自己的办公室举办球彩,提供至少一些像咖啡一样的茶点。
  • 如果你’再去客户’S办公室,了解他们业务地点的着装代码。虽然你不’这一切都需要完全匹配,你不’当每个人都有牛仔裤和T恤,反之亦然时,我想在三件套的西装上出现。
  • 如果在餐馆球彩,请从您的潜在客户中获取您的提示。如果他们不’T订购酒精,你应该’t2。即使你’re客户们很重喝酒,你应该’是。专业!
  • 如果您将客户提供给餐厅,Coffeeshop等,期望拿起标签。
  • It’一个好主意想象一个像第一个日期一样的销售球彩:你想找到共同的地面,同时也提供了一个很好的(准确)的第一印象。

销售球彩往往被视为必要的邪恶。有些人在这些设置中茁壮成长,并且可以在没有问题的情况下与客户交易。别人讨厌他们,如果可能的话避免他们。但不幸的是,一些客户将坚持在他们之前的这种球彩’愿意和你合作。

与现有客户会面

有时是客户’RE已经合作,将想要一个球彩。这通常是为了获得项目的更新,或者项目的范围需要改变。

有时候你’LL与中立的某个地方,但这些球彩通常在您或客户中举行’S办公室。再次,就像销售球彩一样,你’如果您希望提供一些基本茶点’在你的办公室球彩。

启动球彩是一个非常常见的计划球彩,您可能需要为每个新客户提供。这是客户和大多数或所有项目团队在项目开始时会面,以彼此熟悉并讨论每个团队成员’S角色。在某些情况下,这赢了’T与客户一起举行,并将成为内部球彩。

年度球彩

年度球彩有点不同,往往更像是球彩,而不是我们倾向于认为球彩。年会将带来组织中的每个人,有时包括发言人,研讨会,课程等。

这些在很多办公室的大公司中最常见,尽管他们’在具有分布式工作部队的公司中也常见。它’对于很少互动的员工来说是一个很好的方式,可以加强公司’s internal culture.

 

幸存的客户球彩

客户球彩对您提供更多压力,而不是平均内部球彩。无论是对你都要对专业的印象’第一次球彩或第十五次球彩。您可以确保您的客户球彩有效有很多事情。

你 need an agenda

每个与客户都有的球彩应该有一个议程,即使它’唯一只在你的头上。球彩是有原因的,并且有一些需要解决的事情。询问您的客户球彩的目的是什么(如果他们)’ve请求),以便您有清晰的图片需要完成的目标。

设置关键目标

这与议程直接联系在一起’不一定是一样的。您的球彩目标可能是澄清项目的某些方面,或让客户签署您拥有的想法。在任何一种情况下,知道您的目标是进入球彩的目标,并了解客户的内容’他的目标是,将为一个更加平稳的球彩。

问好问题

在大多数客户端球彩中,您希望从客户收集信息,即使该信息是关于您的想法或提案的反馈。通过询问您的客户的好问题,您’能够掌握他们想要的根源,以及他们真正的想法。在某些情况下,客户自己可能不知道他们想要的东西,只有通过提出他们的问题,您将能够引导他们结论。

确保合适的人在那里

如上所述,您需要确保在您的球彩上提供任何项目的关键决策者。没有他们,球彩可以’T达到实际结论或解决方案,您的风险陷入了无尽的随访周期。

在设置客户端球彩时,它’可以询问,甚至特别要求出现某些关键决策者(如果你知道他们是谁)。如果你不’知道他们是谁,那么它’我可以询问谁 ’与涉及决策过程中的其他人进行会面,看看他们是否’ll be attending.

准备好

准备好是两倍。首先,您需要确保您拥有您的所有信息 ’重新需要正确呈现给您的客户。如果有必要,包括视觉辅助设备,以及您可能拥有的任何实际原型或样机。

如果你’在你的办公室没有见面,肯定你’如果您需要在线资产,请访问Wi-Fi。如果以防万一,有一个备份计划。没有什么比你展示球彩的时间更具不专业的了,并且无法向他们展示你的东西’ve promised.

第二,它’不可避免的是,您的客户将对您的任何问题或反对意见’re meeting about. It’为这些问题或异议做好准备的钥匙。它有时会在别人面前练习演示文稿,看看他们可能是一种准备方式的问题或反对意见。

做笔记

您应该在任何客户球彩期间务必记笔记。你可以’依靠您的记忆记住重要的细节或讨论点。即使只是讨论的广泛概述也可以有所帮助。

如果在实际球彩期间拍摄ISN,则可以有用的一种技术’t方便,或者如果你’只能休息一下,是在球彩结束后立即做出一些笔记。如果你’在球彩期间采取了一些笔记,然后你之后需要五到十分钟来肉体,并记下你的任何其他想法,你’ll不太可能忘记重要的东西。

发送球彩后摘要

It’在球彩中的每个人都至关重要,最终是同一页面。那’■为什么球彩后摘要可以是一个令人难以置信的有用工具。花几分钟时间汇总球彩摘要,特别是在达成的任何结论中或任何需要采取的行动步骤。

分配后续任务

在所有可能性’LL与接下来需要完成的东西列表会面。除非你’重新处理所有人,确保将每个任务分配给组件完成。

 

制定内部球彩

考虑到这一点 370亿美元的薪资费用 每年都浪费每年是美国企业的不必要和不生产的球彩’你至关重要,你限制了你的球彩并将它们保持在轨道上。

那里’对于内部球彩的一批可能的方式来获得轨道和浪费时间。它’为什么这么多公司完全避开它们。但是有一些钥匙可以保证您的必要球彩。

考虑时序

当您遇到球彩时,他们的效果是一个非常重要的部分。虽然球彩本身可能只持续30分钟,但如果它中断员工最富有成效的时间’ days, it’不是很好的时间。考虑在早上第一件事(当许多员工都会浪费时间来喝咖啡并与他们的同事聊天,或者做疯狂的任务),或者乘坐电子邮件时的疯狂任务),或午餐后。

球彩的一些最糟糕的时期是午餐前的(每个人都饿了,想要离开),在一天结束时(人们更专注于完成他们的工作,所以他们可以为夜间回家)。中午和中午中午可能是好的或坏的,具体取决于员工的工作周期。

定义目的和议程

每次球彩都应有一个目的,应在球彩前定义。最重要的是,应与参加球彩的人分享球彩目的,以便他们知道要期待什么。

没有什么比员工们在一起的谜团会造成更多的压力或更浪费的时间’知道的目的。如果该公司正在经历任何改变或在经济上或其他方面存在任何问题(或者,如果是),则尤其如此’据传,有问题)。

员工往往会想知道下一个球彩是他们的一个’LL了解大规模裁员,对部门结构或工作职责的大变化,或更差;公司本身关闭。因为他们在球彩之前消除了他们的生产力’再次担心球彩将包括什么。

应在球彩开始前发出球彩议程。它应该清楚地概述将讨论的内容以及球彩的时间和长度。

留主题

因为你有议程,它’在整个球彩中更容易留在主题。如果与会者提出了其他主题,请注意他们以后讨论,但唐’T来自议程。

甚至可以帮助要求特定的与会者负责追踪事物。它’如果您有任何希望使您的球彩有效,则需要处理的重要工作。

只有必要的人应该参加

为什么浪费员工的时间’T需要在一次球彩?只有人们直接参与任何球彩’应该存在的主题。有时这意味着这意味着分裂到一个以上的球彩中,以便主题与每组与会者相关。这是一个更好的想法,而不是要求只需要在一小部分球彩上浪费一小时的工作日。

准备好

一旦您在手中举行了议程,您就可以为球彩做好准备。确保您拥有所需的一切,并确保在球彩之前共享您的与会者提前所需的信息’开始。当球彩开始时应该做的最后一件事就是通过荷拉德笔记来试图弄清楚在哪里开始或覆盖什么。

这也是原因’与参加的人分享您的议程很重要,以便他们还有时间充分准备自己。

坚持下钟

每个球彩都应该有一个开始时间和结束时间。应该坚持那些时代。这意味着按时开始球彩,即使不是每个人都在那里。它也意味着即使不是一切都已经涵盖了结束球彩。严格执行这将使您更高效,就像您一样’如果您知道您需要在某个时间段内完成某些事情,则LL不太可能转向。

如果有人迟到了,唐’距离球彩本身只需要回顾他们的东西。所有这些都在惩罚那些努力成为惩罚和浪费球彩的人。

您还需要缩短您的球彩。球彩几乎从不运行超过一个小时,并将其限制在三十甚至十五分钟内是一个更好的想法。球彩越短,仍然是追踪的越突出,而且你必须越少了。它也在参与的人中创造了一种紧迫感。’LL发现快速通过主题更容易。

短期球彩规则的一个例外是用于头脑风暴会话。但即使这些也应该被分解成更短的会话,以防止倦怠。头脑风暴一小时然后在回到它之前休息一下,这可能比试图直接工作两到三个小时更有生产力。

鼓励参与

球彩应该参与参加人员,所以他们’更有可能实际注意并在球彩中得到一些东西。提问,询问想法,并在球彩结束时要求反馈。在球彩结束后要求员工的验尸风格报告也可以是一个好主意,以便下次可以改善事情。

在球彩之前给员工议程和其他重要信息意味着它们’LL最好准备在被问及时提出问题或提供洞察力。

请好笔记

球彩中的某人应分配注意笔记的任务,然后在球彩结束后向本集团分销。虽然可能不需要正式球彩,但笔记总是一个好主意。

鼓励每个与会者也拿笔记,虽然唐’如果有些人唐,那就感到惊讶’T。有些人宁愿在球彩期间吸收并注意一切所说的,并将在球彩结束后做出笔记。

分配后续行动

在最有效的球彩结束时,将有一些需要完成的任务。这可能包括球彩中出现的任务’议程,或需要更多信息以达成决定的地区。

需要一分钟,以将这些后续任务分配给最适合完成它们的人。他们专门分配它们’我实际上已经完成了,如果他们没有,有人将是负责任的’T。否则,您冒着下次球彩的风险效率较低,因为并非前一次球彩的所有内容都已处理。

 

处理偏远的球彩

随着越来越多的设计团队分散和远程工作,远程球彩变得越来越受欢迎。虽然许多相同的事情适用于适用于亲自持有的人的虚拟球彩,但有一些特殊的考虑因素。

首先,您可能需要弄清楚某些或所有球彩与会者的截图。即使屏幕清醒也是如此’必要时,您可能需要虚拟白板或类似于共享想法的东西。

你’LL可能想要使用Web视频,如Skype,使您的远程球彩更加个性化。如果你尤其重要’与你避风港的人们会面’t met in person.

在小球彩中,您可能希望禁用静音功能以使每个人都更加订婚。这也可能是一种分心,特别是如果您的一些偏远与会者在家中工作,可能在后台工作。所以考虑它,但唐’认为这是一个艰难而快速的规则。

像真实世界的球彩一样,你仍然应该坚持设定的时间和议程,并确保按时开始和结束您的球彩。

您远程球彩的资源

谷歌+ Hoogouts. 是谷歌的免费服务’谈论面对面的好方法,你可以从任何设备连接,甚至从Gmail开始一个视频通话。

环聊

 

Skype. 提供组视频聊天’非常适合远程球彩。

Skype..

 

yugma.. 为大型和小型企业提供免费和付费网络球彩。

yugma.

 

WebEx.来自思科,从思科提供从19美元/月开始的虚拟球彩(尽管有一个免费的计划,可达3人会面)。他们甚至为网络培训和活动提供工具。

WebEx..

 

Voxwire. 是一种简单的Web球彩解决方案,可在移动设备上工作(包括iOS,BlackBerry和Android),并不适用’T需要任何下载。

Voxwire..

 

撒尿 提供截图,演示支持,带有PDF出口的白板,更多。

撒尿

 

ReadyTalk. 提供Web,音频和视频球彩,甚至提供“Simulive” automated webinars.

ReadyTalk.

 

mikogo. 允许您主持球彩,提供演示文稿,甚至免费提供免费和付费帐户。

mikogo.

 

去球彩 提供视频球彩和截图最多可免费提供最多3人,有偿帐户更多用户。

去球彩

 

收集 是一个简单的Web球彩方法,提供14天免费试用。

收集

 

Beamyourscreen. 提供简单的屏幕共享,用于在线球彩,网络球彩等。

Beamyourscreen.

 

漩涡 提供实时视觉协作,无需安装。

漩涡

 

Twiddla. is a web-based “meeting playground”这不需要设置并提供30天的免费试用。

Twiddla.

 

sync.in. 是一个在线文字处理器,提供实时协作功能。

syncin.

 

加入我 提供具有无限音频和其他强大工具的即时屏幕共享。

加入我

 

营火 提供与实时聊天的团队合作。它允许您使用成绩单实时分享文本,文件和代码。

营火

 

Zoho球彩 允许您与其他人连接和屏幕分享,并包括集成音频球彩。

Zoho球彩

 

引信 提供远程满足和分享的免费方法,并配合各种平台。

引信

 

乱堆 为分布式团队提供无缝协作工具,并针对移动设备进行了优化。

乱堆

 

遇见.gs. 提供简单的球彩计划工具,并与Skype,Hoogouts和Lync集成。

会晤

 

球彩盖 提供网络研讨会和截屏工具,并提供’免费最多10人无需安装。

球彩盖

 

结论

球彩是一个棘手的主题,可以提高您的业务,并改善您的工作,或吸取您的生产力并创造比他们解决的更多问题。规划有效的球彩,只有在他们时才使用球彩’实际上是必要的,是进入的好习惯,以及一个习惯’没有特别困难。

 

特色图片, 球彩形象 via Shutterstock.